ในยุคดิจิทัลที่ผนวกกับการตื่นตัววิถี New Normal ทำให้การสื่อสารผ่านระบบออนไลน์กลายเป็นส่วนสำคัญในชีวิตประจำวัน การประชุมทางไกลผ่านจอภาพ หรือที่รู้จักกันในชื่อ “Video Conference” จึงได้รับความนิยมอย่างมาก เพราะช่วยให้ผู้คนสามารถติดต่อสื่อสารกันแบบเห็นหน้าค่าตาได้ แม้จะอยู่ห่างไกลกันก็ตาม บทความนี้จะมาบอกเล่าถึงข้อดีและข้อควรระวังในการประชุมสื่อสารทางไกล และบอกเคล็ดลับวิธีเลือกคนรับทำ Video Conference ให้ได้คุณภาพ จะเป็นอย่างไร ติดตามได้เลย
การทำ Video Conference คืออะไร?
Video Conference เปรียบเสมือนการประชุมแบบดั้งเดิม แต่ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วย โดยผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องมีอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน พร้อมกล้อง เว็บแคม และไมโครโฟน เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูง เข้าร่วมประชุมผ่านแอปพลิเคชันหรือโปรแกรมที่รองรับ ซึ่งจะแสดงภาพและเสียงของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนบนหน้าจอ ทำให้สามารถพูดคุย โต้ตอบ แลกเปลี่ยนข้อมูล เอกสาร หรือแม้กระทั่งนำเสนอผลงานผ่านหน้าจอได้เสมือนจริง
ความสำคัญของ Video Conference ในยุคดิจิทัล
Video Conference มีประโยชน์มากมายสำหรับการทำงาน การเรียนรู้ และการใช้ชีวิตในยุคดิจิทัล ดังนี้
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย : ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เหมาะสำหรับการประชุมระหว่างบุคคลที่อยู่ห่างไกลกัน
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน : ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ทันใจ สามารถติดตามความคืบหน้า แก้ไขปัญหา และตัดสินใจได้รวดเร็ว
- เพิ่มการมีส่วนร่วม : ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถมีส่วนร่วม แสดงความคิดเห็น ถามตอบ โต้ตอบกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ยืดหยุ่นสะดวก : สามารถเข้าร่วมประชุมจากทุกที่ ทุกเวลา เพียงมีอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ต
- รองรับการใช้งานหลากหลาย : เหมาะสำหรับการประชุม สัมมนา อบรม สอนออนไลน์ ปรึกษากับแพทย์ หรือแม้กระทั่งพูดคุยส่วนตัว
ข้อควรระวังในการใช้ Video Conference
แม้จะมีข้อดีมากมาย แต่ Video Conference ก็มีข้อควรระวังดังนี้
- ปัญหาทางเทคนิค : อาจเกิดปัญหาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ภาพหรือเสียงไม่ชัดเจน อุปกรณ์ขัดข้อง ซึ่งส่งผลเสียต่อการประชุม ทำให้ขาดตอน ไม่ต่อเนื่อง สร้างความรำคาญใจ ไปจนถึงทำให้รับสารแบบผิด ๆ ได้
- ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย : ข้อมูลส่วนตัวอาจถูกเปิดเผย การประชุมอาจถูกบันทึกหรือดักฟังโดยไม่ได้รับอนุญาต
- การขาดทักษะการสื่อสารแบบออนไลน์ : ผู้เข้าร่วมประชุมควรมีทักษะการสื่อสารแบบออนไลน์ที่ดี เช่น การใช้ภาษากาย การสบตา การพูดที่ชัดเจน เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ
เคล็ดลับในการเลือกบริษัทรับทำ Video Conference
สำหรับองค์กรใดที่มองว่า โอกาสในการประชุมสื่อสารทางไกลมีน้อยมาก จนไม่อยากใช้งบประมาณในการซื้ออุปกรณ์เพื่อการประชุม Video Conference โดยเฉพาะ แม้ใครจะบอกว่าแค่สมาร์ทโฟนและแล็ปท็อปบวกกับอินเทอร์เน็ตก็ประชุมได้แล้ว แต่หากเป็นประชุมใหญ่ที่มีความเป็นทางการสูงและเกี่ยวข้องกับภาพลักษณ์ขององค์กรอย่างยิ่ง จึงจำเป็นต้องมีทั้งระบบเสียง ระบบภาพ และระบบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงที่ดี เพื่อไม่ให้พลาดสักเสี้ยววินาทีของการประชุม ซึ่งบริษัทรับทำ Video Conference คือทางออกที่ดี แล้วจะมีเคล็ดลับการเลือกบริษัทรับทำ Video Conference อย่างไรให้มีคุณภาพ บอกเลยว่าควรพิจารณาปัจจัยดังนี้
- ความน่าเชื่อถือ : บริษัทควรมีชื่อเสียง น่าเชื่อถือ มีประสบการณ์ และได้รับการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- เทคโนโลยี : บริษัทควรใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย เรียลไทม์ มีสัญญาณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ระบบถ่ายทอดคมชัด ระบบเสียงชัดเจน ไม่ดีเลย์ ไม่มีเสียงรบกวนจากภายนอก ไม่มีคลื่นสัญญาณแทรก รองรับการใช้งานที่หลากหลาย ใช้งานง่าย สะดวก และมีประสิทธิภาพ แม้แต่ผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องเชื่อมต่อมาจากที่บ้านก็ตาม
- บริการ : บริษัทควรให้บริการที่ครบวงจร ดูแลลูกค้าอย่างใกล้ชิด ให้คำปรึกษา รู้เท่าทันปัญหาและแก้ไขปัญหาอย่างทันท่วงที และตอบคำถามได้อย่างรวดเร็ว
- ราคา : บริษัทควรเสนอราคาที่เหมาะสม คุ้มค่ากับบริการ และมีตัวเลือกให้เลือกหลากหลายแพ็กเกจ ไม่ว่าจะเป็นการรับทำ Video Conference ขนาดเล็ก ขนาดกลาง หรือขนาดใหญ่ มีผู้เข้าร่วมประชุมหลักสิบหรือหลักหลายร้อยคน
- รีวิว : ควรศึกษาข้อมูล อ่านรีวิวจากลูกค้าจริง เปรียบเทียบข้อดีข้อเสีย ก่อนตัดสินใจเลือกใช้บริการ
จะเห็นได้ว่า Video Conference เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการสื่อสารในยุคดิจิทัล ช่วยให้ผู้คนสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ประหยัด แต่องค์กรควรเลือกบริการจากบริษัทรับทำ Video Conferenceที่น่าเชื่อถืออย่างชาญฉลาด เพื่อขยายโอกาสทางธุรกิจของคุณให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จในยุคดิจิทัล
